Startende ondernemers houden hun klantgegevens vaak bij in Excel. Dat is goedkoop en gemakkelijk doorzoekbaar. Tot je bedrijf groeit. Met meer klanten en meer medewerkers wordt Excel alsmaar complexer, tijdrovender en foutgevoeliger. Intussen wil je als ondernemer maar één ding: je handen vrijhouden om te doen waar jij het beste in bent. Online CRM-software kent veel voordelen die jou hierbij helpen.
Wat is online CRM-software?
Online CRM-software is een online klantenbestand. CRM staat voor Customer Relationship Management. Je legt informatie vast over klanten, zoals contactgegevens en afspraken. Sommige soorten CRM-software maken het mogelijk om alles van de klant vast te leggen, zoals sales, projecten en facturatie. Alle medewerkers hebben een eigen account en hebben via de cloud toegang tot klantinformatie.
Vier voordelen van CRM-software
- CRM-software creëert rust bij jouw medewerkers
Vergeet de chaos van Excel; in een online CRM heb je alle zaken op orde. Alle gegevens van klanten en prospecten in een systeem. Van contactgegevens tot afspraken. Daardoor heb je meer overzicht. Omdat alle collega’s klantinformatie op dezelfde manier vastleggen, is het duidelijk wat je wilt noteren en waar je het snel terugvindt.
- Jouw klanten worden beter geholpen
Omdat iedere medewerker ziet wat de status is van de contactpersoon, hoeft de klant zijn verhaal niet te herhalen. Je geeft direct een inhoudelijke draai aan het gesprek. Wil je klanten proactief benaderen? Met CRM-software segmenteer je klanten op doelgroep. Zo help je klanten nog beter met een persoonlijk aanbod of advies.
- Jij hebt tijd voor jouw core business
Het gerommel in Excel en allerlei losse tools kost veel tijd. Online CRM-software geeft jouw medewerkers één tool en één manier om alles te registreren. Dat bespaart veel tijd. Tijd die jij nodig hebt voor je core business. Zoals klanten adviseren en mooie dingen maken.
- Door inzicht in jouw klanten laat jij je bedrijf groeien
Veel online CRM-systemen zijn voorzien van rapportagemogelijkheden. Ontdek hiermee wie jouw beste klanten zijn, wat je gemiddelde opdrachtwaarde is en wat je gemiddelde customer lifetime value is. Door inzicht in klanten en prospects doe je een betere voorspelling over je toekomstige omzet en zie je waar kansen liggen. Gebruik deze inzichten om je bedrijf te laten groeien.
Nadelen van online CRM
Het grootste voordeel van Excel zijn de lage kosten. CRM vraagt om een investering. Online CRM werkt vaak op basis van een maandabonnement. De kosten verdien je doorgaans snel terug, omdat je minder tijd kwijt bent aan administratie en daardoor meer tijd overhoudt voor klanten.
Tips bij het overstappen naar online CRM-software
Het is vrij eenvoudig om over te stappen van Excel naar online CRM-software. De meeste softwareleveranciers helpen je met het importeren van jouw bestanden. Daardoor verlies je geen data. Heb je al een (verouderd) CRM-pakket, breng dan in kaart welke data je mee wilt nemen en bespreek dat met je nieuwe leverancier.
Kijk verder of de nieuwe, online CRM-software integratiemogelijkheden heeft met jouw tools. Denk bijvoorbeeld aan jouw online boekhoudpakket, e-mail, sales pijplijn, projectmanagement software en handige apps zoals MailChimp. Hiermee maak je jouw werk efficiënter en houd je meer tijd over voor jouw klanten.
Houd het simpel
Bedenk nog eenmaal waarom je was gestart met Excel. Het begon heel gemakkelijk. Je had geen training nodig. Het was overzichtelijk.
Nu je meer klanten en meer data hebt, is het belangrijker dan ooit om voor overzicht en rust te kiezen. Kies daarom een gebruiksvriendelijke tool voor CRM, zodat al je medewerkers hiermee uit de voeten kunnen. Kies voor een pakket dat alles kan wat je wilt, maar houd het simpel.