Smartsheet is een uiterst geavanceerd spreadsheet programma en kenners vinden het de gemakkelijkste software voor project management. Misschien is het in het begin even wennen, maar het is veelzijdig genoeg om op een hybride manier gegevens te verwerken en om een geautomatiseerde workflow mee te organiseren.
Het is niet een typisch project management platform; het doet eerder denken aan Excel, maar dan met de mogelijkheid om ingewikkelder data mee te verwerken. Het is bedoeld als planningsprogramma en indien juist gebruikt is het op zijn plek in de moderne bedrijfsvoering.
Systemen passend maken
Er zijn verschillende programma’s voor kleine, middelgrote en grote ondernemingen. Het verschil zit hem dan voornamelijk in de verschillende functionaliteiten. Om de software goed te integreren is het noodzakelijk om te zorgen voor een goede afstemming met de andere systemen die gebruikt worden. Maatwerk van software ontwikkeling is hierbij uitermate behulpzaam.
Smartsheet heeft zoals gezegd meer gemeen met Excel wat betreft functies en interface dan met gemiddelde andere software. Je kunt eigenlijk zo’n beetje alles doen als met een traditionele spreadsheet, waaronder het bijhouden van uitgaven, budgetteren en formulieren maken.
Het grote verschil komt tot uiting in de aangeboden sjablonen of templates en een grote mate aan verschillende manieren om de opmaak aan te passen, zodat het beter werkt in een zakelijke context.
Drop-down
Zo biedt Smartsheet bijvoorbeeld de mogelijkheid om een drop-down menu te maken binnen de cellen, waardoor je snel en eenvoudig contacten, gebeurtenissen, teamleden of uit te voeren taken kunt neerzetten. Het gebruik van samengestelde drop-down menu’s stellen je als gebruiker tevens in staat om een checklijst voor een project in te voeren en deadlines in te stellen.
Het voordeel van het programma is het bijna ongelimiteerde potentieel dat het in zich heeft wat betreft het toevoegen van data middels het maken van custom fields die uniek is voor iedere taak.
Wat het leuke aan Smartsheet voor taak management is dat je taken rond kunt slepen binnen je spreadsheets. Hierdoor ben je altijd in staat om een rangorde van onderliggende taken bij te voegen of items te verplaatsen naar een “Gedaan” kolom, al naar gelang je eigen wensen en manier van werken.
Het is een perfect middel om de workflow mee te organiseren. De software stelt je in staat om op een simpele wijze een opmaak te bepalen waardoor je iedere taak kunt belichten die je binnen je deadline uitgevoerd moet hebben.
Het werkt echter pas optimaal als de systemen hieraan zijn aangepast, maar dan zijn de mogelijkheden ook eindeloos.